營運靠工具，生存靠思維：寫給小公司的數位存活指南

Black Sheep
6月4日
讀畢需時 5 分鐘

已更新：6月4日

你不是做不來，是還沒換腦袋在做生意

數位工具多的是，真正讓你卡住的，是「還在用老腦袋解新問題」。每天救火、處理瑣事、忙到沒時間賺錢？那你更該讀下去。

這篇文章主要著重於數位轉型、流程自動化以及策略性委派或外包。也是我自己重新創業的心得。因為從一個上百人的公司出來，我希望我重新創業的公司就是：人不要多。但是產值要高。管人很累的．．

也許你以為數位化會很貴，但是AI的出現，帶給小公司老闆們一個很好的解決方式。甚至不用花大錢。但是問題是，你有” 數位思維"嗎 ?

首先, 一定要保持開放的心胸，以及不斷學習。

現在的人很幸福,網路上有許多免費的資源或是可以花少少的錢，就可以學習到最新的知識。我不喜歡顧問-- 因為顧問的方法來自大型企業的經驗累積，對小公司、新創未必適用。你得成為自己的顧問，因為真正理解需求與限制的，是你自己。特別是你有新想法的時候，最好的顧問是你自己：不斷的學習，吸收你之前不懂的事情。財務，製造，AI，行銷，技術..... 都學一些，不要守在自己一畝三分地。看起來跟你行業的東西也要學，只要你抱持著開放的心，看到" 我有興趣”；＂這個好像很好玩＂的事情都去摸一下。

我也是這樣學的——從射出、焊接、鍛造，到電子產品。

現在，我五十歲，正在學 AI。

所謂 “知難行易” –意思就是，你腦子要先變，行為才能跟著變。如很多年紀大的老闆只信任紙本，這就注定了沒有” 數位思維”，聽了顧問一堆話去買大型ERP 也是一樣, 沒用的

或是根本不了解什麼是ESG，聽商周說要有ESG, 就跟著人家喊永續... 只學其形,而不得其骨，東施效顰.... 腦子不轉，什麼都是假的

1. 擁抱數位轉型與自動化

不要低估小型數位化 誤認為數位化（E-化）或系統化只適用於大型公司或製造工廠是一種誤解。小型公司不一定需要投資大型系統；像 Google Sheet 結合 Google App Script 這樣簡單的工具就可以非常有效，特別是考慮到 Google 表單與 Gmail 的整合性。我們公司營業額兩三億, 經營兩種不同行業. 我們也有ERP(我自己以前工作用ERP的經驗非常豐富,也看了許多ERP公司,跟一些製造物流上的軟體). AI出現後, 可以解決很多問題 : 其實很多流程你用Excel 跟資料庫都可以拆解的

專注於「數位思維」 核心問題通常不在於缺乏系統，而在於老闆是否具備數位思維（E-化腦袋）。即使公司擁有像 SAP 這樣先進的 ERP 系統，如果老闆只審閱紙本文件，那也是無效的。

識別可自動化任務 　首先分析公司內部工作流程，以識別哪些步驟可以電腦化。首先當然是你要清楚你自己公司的每一個流程 –從接單,打樣,下單,廠商交期,製造追蹤,交期回復; 客戶服務, 品質管理; 會計流程等
電腦處理正常, 人腦處理異常　許多行政和會計任務可以透過電腦化解決。這可以包括訂單、追蹤供應商交貨日期、回覆客戶或海外分公司的交貨日期，以及開立發票。讓電腦解決60%或是70%的工作, 人腦處理剩下的30%~40% 從這裡開始, 才能期待某天電腦可以處理更多工作 –但是，要是異常太多，你可能要思考：這到底是正常還是異常？還是哪裡出問題了? 就不見得是流程跟系統了．

減少對人力的依賴 　透過電腦化日常任務，您可以減少對多個人員的需求（例如：採購、生產控制、銷售、會計）。以往你可能要三四個人才能達成一個任務，而你的目標應該是僱用員工來處理例外情況，而非日常營運，從而顯著降低成本跟人力。即使您只能將 50% 或 60% 的任務電腦化，這也值得勇敢嘗試。

技術應伴隨流程簡化 任何數位工具的實施都應伴隨公司流程的簡化。簡化不在工具,在管理者的思維

2. 策略性外包或聘僱

「花錢買時間」 提高生產力的核心原則是花錢買時間，絕不浪費時間省錢。時間比金錢更有價值，因為金錢可以再賺，但時間一旦花費就無法挽回。
請人或是外包原則 即使是一人公司，助理或是外包也應該在你的考慮範圍，即使您認為沒有任務可以交給他們。這是因為沒有時間賺錢等同於將時間花費在消耗上，導致成長受限。助理可以處理行政雜務，例如跑腿、收集收據、列印文件和整理檔案。
委派低價值、高耗能的任務 立即將低價值且耗費精力的任務外包出去。對您來說可能瑣碎或耗費精力的事情，對其他人（例如助理）來說可能被視為高價值、低耗能的任務。專家建議，如果您不喜歡某項任務，它很可能是一項效率低下且耗費您精力的任務，您應該委派它而不是強迫自己去做。
專注於高價值、愉快的任務 　將您的注意力集中在您擅長、能創造高價值且樂於執行的任務上。您 80% 的產出將來自僅 20% 的任務，這意味著 80% 的任務不應該完成。這涉及敢於從您的日程中削減任務。
克服委派的情緒障礙 　質疑為什麼要將您不想做的任務推給別人是很常見的。然而，助理在被賦予這些責任時常常感到被信任。如果您自己承擔所有任務，您將浪費最寶貴的資源：您的時間。
請人縮短學習曲線 一開始創業的時候,也許你對於整體流程任務不清楚, 但是不見得你的時間都要浪費在這上面, 找一個人,或是思考外包, 然後再觀察並簡化流程. 你可以視為這階段的人力或是外包是一個優化的過程跟成本。請人或是外包是成本，但是不見得是長期投資，有可能是階段性任務。我是比較喜歡外包，因為接受外包的人通常都有一定的能力跟見解，更好向他們學習，而且外包也沒有解雇的壓力，覺得夠了就可以解約。

　　當然，外包也不是萬靈丹。重點在於你要清楚需求，不是把混亂交給別人去燒腦，而是　　　用它當成流程優化的槓桿。

需要考慮的挑戰

供應商不願數位化 一個顯著的挑戰，尤其是在傳統產業中，是供應商不願採用數位化。許多供應商仍然列印訂單、手寫交貨日期，然後掃描回來，導致無法直接識別。有些甚至沒有系統，或拒絕填寫提供的 Excel 表格。諷刺的是，小型供應商可能比那些錯誤地認為自己已經建立系統的中型供應商更願意接受改變。
「刪除」任務的情緒困難 儘管在智力上簡單到說「不」或削減任務，但在情感上卻很困難，因為害怕失去客戶或覺得自己正在拒絕機會。然而，將時間浪費在低價值溝通或無利可圖的訂單上，會導致「忙到精疲力盡」，這既沒有生產力又令人沮喪。