我沒有 iPad Mini，但有摺疊手機和 Google 三寶：身為國際業務的極簡工作流

最近迷上看極簡工作人的Youtube, 怎麼選擇跟簡化自己的吃飯工具(筆電或是平板), 然後用筆記本系統來整理自己的工作. 很多迷人的影片都是用Apple 生態系, 筆記本系統很多人則是用Notion, 或是甚至iOS 內建的Note 等工具 (APPLE的配件真多啊~~~~羨慕中)

但偏偏本人是重度Android+Windows 使用者. 之前一開始我用Evernote, 後來我嫌棄太貴,而且我用的功能很陽春, 加上自己的腦子也沒多好. 後來幾番嘗試下(因為需要整合Windows and Andriod), 我習慣用Gmail 系統,。前陣子試過幾個筆記軟體，後來在做斷捨離練習的時候，覺得應該有更好的免錢方式來作為我的筆記靈感資訊中心。 因此開始試著使用Google Keep。沒想到一試成主顧。 立馬把其他筆記軟體全部取取消訂閱。 然後開始認真研究Google 其他產品。 後來我把Google Calendar + Google Task + Google Keep作為整合 ,也是合情合理,而且全部內建, 不用再花錢

我的主要工作是國際業務。身為一人多工的國際貿易業務，常常需要同時處理產品開發、廠商報價協調、出貨時程追蹤以及密切的客戶溝通。這份多面向的工作性質要求極高的組織能力與效率。透過Google Keep、Google Calendar 和 Google Tasks 這三個免費且整合度高的工具，就可以建立一個強大的個人工作系統(還不用花錢訂閱其他筆記軟體)。

基本上我是將 Google Keep 作為靈活的資訊捕捉跟靈感清單，它捕捉語音轉為文字的能力也很強。因此我常常會直接跟它說 來記錄。 而且Keep 可以外掛在Chrome裡面，因此要擷取網站資訊當作自己的情報整理站也非常方便。

Google Tasks 作為明確的行動項目追蹤器，特別是它已經很好的跟Google Calendar 跟 Gmail 整合，因此對於等待回復追蹤信件也非常方便。

而 Google Calendar 可以把所有行程、截止日期與執行時間 一目了然的整理好。透過它們之間的整合功能，我也可以更有效地管理複雜的工作流程。

以下是更詳細的說明 : 

Google Keep：靈感筆記 + 業務溝通即時紀錄中心

在國際業務中，資訊變化快、種類多，不論是供應商談話重點、客戶需求、價格差異、物流問題、產品開發想法——都很容易散落。Keep 就是你隨手記憶的數位收件匣。

實際應用場景：

• 與供應商視訊會議中，一邊聽、一邊用手機或電腦打開 Keep，建立標題為「4月11日 – 廠商A 報價會議」的筆記，快速記下「新報價有效期至4/30」、「需提供包材圖紙」、「生產週期拉長至45天」這類關鍵資訊。

• 客戶突然打電話來，告知產品規格要更改，可以直接用語音備忘錄記下來，Keep 會自動轉文字，不怕忘記。

• 收到實體樣品或報價紙本，拍照儲存在 Keep，再用 OCR 辨識文字，快速擷取產品型號或報價條件。

 整理技巧：

• 為每張筆記加上標籤，例如 #客戶B, #開發進度, #訂單1234

• 結案的項目就「封存」，讓主畫面保持乾淨，只顯示進行中或需要關注的項目

另外，我自己也會拿Google Keep作為日記，只是我有工作用的帳號跟私人的帳號，而在手機或是電腦上切換也是非常方便

Google Tasks：不再漏接 “應該要做的事情” 

很多國際業務的錯漏，來自於「我以為自己會記得」——結果沒記得。Tasks 的重點不是記錄，而是轉化為行動。

實際應用場景：

• 客戶寄來詢價信件，點開 Gmail，按 Shift + T 把這封信轉成一項任務，並命名為「回覆客戶X – M123報價（含交期）」，加上兩天後的截止時間。這樣任務就會出現在你的 Calendar 上，不怕忘。

• 每天結束工作前，快速打開 Tasks 清單，將今天答應客戶或供應商要處理的項目寫進去，例如「詢問廠商C是否可提早交貨」、「準備下週的報價簡報」。

• 任務分類建議：可建立不同清單，如「客戶」、「內部」、「出貨流程」分別處理不同類型的工作。

實用技巧：

• 建議用「動詞 + 對象 + 項目」的格式命名任務：即使是你把一封信轉成一項任務， 也在標題前面交上動詞  :  像是 : 確認 XXX 交期 ；回覆 客戶 價格； 追蹤 XXX 回復某件事；預約 xxx 會議 

• 與 Keep 搭配：若某項任務需要參考會議筆記，就在 Tasks 備註中放上 Keep 筆記的連結

Google Calendar：我就是排行程，因為我超級會忘記事情

很多人把 Calendar 當作會議排程工具，我也是。Task 可以跟Google Calendar 整合，因此該做的事情直接整合到Calendar裡面，每天早上打開Calendar, 加上旁邊Task的側邊攔，就知道今天跟這周要做什麼事情

有些人喜歡用Google Calendar 還來排時間區塊， 我承認我自己沒辦法，我會議不少，光是可以提醒我開會這件事情就超重要了 (之前真的發生過完全忘記讓人家等) 

更好的事情是安排會議跟行程之後他會自己十分鐘前跳出來，我的Garmin手錶也連結我的手機，因此雙重保障 讓我不再尷尬

實際應用場景：

• 會議安排 ---這個應該是蠻無腦的應用。有人用到極致還拿來做自己的時間區塊安排。但我不會用這個來做自己做事節奏的安排， 因為我是比較隨興的人。之前我曾經參考其他人的一天行程，我也傻傻地安排了自己的時間區塊，後來通通刪掉

• 為每個 Tasks 任務安排時間：如果你在 Tasks 裡有「準備供應商簡報」這件事，別只是放著，直接把設定時間跟 Calendar同步 

• 會議筆記同步打開：當你準備與客戶開會，在 Calendar 活動說明裡加上 Google Keep 筆記連結，點開就能直接看到過往紀錄和會議重點。

 顏色管理與整合技巧：

• 客戶相關事項設為藍色、供應商事項為綠色、內部事務為紫色，一眼就知道今天重點在哪

• Google Calendar 的右側側欄可以同時開啟 Keep 與 Tasks，讓你安排日程時可以立刻抓到細節、不漏掉背景資訊

實戰整合流程（以一筆國際訂單為例）

1. 收到客戶詢價 → Gmail 轉成 Tasks 任務：回覆詢價 + 提供預估交期

2. 同時開啟 Keep，記錄相關需求：記下客戶特別要求、品項規格、付款條件

3. 聯繫廠商拿報價 → Keep 做紀錄，照片也一起存

4. 確認可行後 → Tasks 加任務：製作報價單、報價信草稿，設定交期提醒

5. 全部排進 Calendar，依照進度安排每天處理時間

6. 結案 → 勾選任務完成，Keep 筆記封存，日曆活動存檔備查

我沒有美美的Ipad Mini, 要學人家極簡打包 還能優雅的工作，只要出差天數不長，如三四天， 也不需要做簡報的時候， 我就只帶我三星Fold 4摺疊手機， 加上磁吸手機架 跟摺疊鍵盤， 滑鼠。 照樣跟其他極簡往紅一樣，旅行時輕裝上陣， 還能優雅地帶著一個小包 ，坐在歐洲的咖啡館外 曬太陽，喝咖啡，寫文章或是回信，看Excel 表  。而且因為Google 的工具在筆電跟手機上都整合得很好，因此我就算只帶手機，我也不會遺漏掉任何會議時間，代辦事項跟Google Keep 。

所以，雖然我不是 Apple 派，也沒用 Notion 這種超進階筆記系統，但靠著 Google 這三個免費又內建的工具，我還是找到了屬於自己的極簡工作流。它不花錢、不複雜、不需要 fancy 的裝備，卻讓我這個每天要跟客戶、供應商、物流、報價來回奔波的業務人，依然可以把事情一件一件地完成。至少不會忘東忘西

有時候，找到適合自己的節奏跟工具最重要。如果你跟我一樣是 Android + Windows 陣營，又常常覺得資訊散亂、事情漏做，不妨從 Google Keep、Tasks 和 Calendar 開始試試看——可能一樣好用，然後又省錢

(真心高興取消訂閱其他筆記軟體)